Indrodução à Gestão de Identidade
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Antes de utilizar ou outros módulos do sistema é necessário configurar informações básicas sobre as unidades que compõem a empresa, os funcionários, seus cargos e funções de confiança e também os diferentes papéis que eles podem desempenhar.
A gestão de identidade serve justamente para descrever como a empresa está composta e também para cuidar de questões como a autenticação.
Os cadastros da gestão de identidade estão disponíveis, apenas para o administrador do sistema, na opção "Administrar - Gestão de Identidade".
No sistema optamos por não desenvolver rotinas próprias de autenticação e armazenamento de senhas. Em vez disso, utilizamos o sistema de autenticação do Google, que é reconhecidamente um dos mais sólidos do mundo. Isso traz mais segurança pois se trata de um mecanismo muito robusto que suporta inclusive autenticação em duas etapas. Facilita para o usuário final, pois ele não precisará decorar mais uma senha e interagir com outro mecanismo de verificação de email, etc. Também dá uma tranquilidade a mais, pois não há nenhum risco de vazamento de senhas usando o sistema.
Para utilizar o sistema é, então, necessário que o usuário possua uma conta de email do Google, um GMail. Isso já é verdade para todos os usuários de celulares Android, que são a grande maioria, mas para quem ainda não possui tal conta, será necessário criá-la gratuitamente.
Outro conceito muito importante que é utilizado no sistema é o de "Papel". Existem "Pessoas" e "Unidades". Normalmente uma pessoa trabalha em uma unidade, então seria razoável pensar que dentro do cadastro de pessoas poderíamos informar a unidade na qual ela trabalha. Infelizmente, as coisas não são tão simples assim. Algumas pessoas desempenham mais de um papel dentro da empresa, trabalhando portanto em mais de uma unidade. Para resolver essa questão, criamos o conceito de "Papel", que representa a ligação de a pessoa tem com determinada unidade da empresa. O caso mais normal continua sendo cada pessoa ter um único papel, mas se uma pessoa trabalhar em duas unidades, ela tem dois papeis.
Outra vantagem do conceito de "Papel" é que podemos cadastrar pessoas que não pertencem a empresa, basta não criar nenhum papel para elas. Isso é ótimo por exemplo em uma Prefeitura, pois podemos cadastrar cidadãos para interagirem com documentos, sem que isso os torne funcionários. Outro exemplo seria um consultório médico, onde podemos cadastrar o médico e a recepcionista com papéis e os pacientes apenas como pessoas.
É importante esclarecer a diferença entre cargo e função de confiança. Quando um funcionário é contratado ele recebe imediatamente um cargo, como por exemplo analista de sistemas ou estagiário. Os cargos são permanentes.
Em determinados momentos do trabalho de um funcionário na empresa, ele pode ser indicado para uma função de confiança como por exemplo diretor ou coordenador. As funções de confiança são transitórias.
Não é permitido excluir pessoas, unidades, etc, só é possível desativá-las. Isto é necessário pois já podem existir, por exemplo, documentos relacionados a elas e removê-las invalidaria estes documentos. Quando é feita a desativação, por exemplo de um papel, ele continuará normalmente no sistema, a única diferença é que ele não poderá mais ser selecionado, por exemplo em futuros documentos.