Redefinir Nível de Acesso

O controle de acesso é um aspecto muito importante da gestão documental. O sistema implementa duas estratégias diferentes de controle: obrigatória e discricionária. A estratégia obrigatória é representada pelo termo "sigilo", enquanto que a discricionária vai pelo nome de "acesso".

O controle de acesso funciona da seguinte forma: quando um documento é criado, o sistema sugere um nível de acesso que foi especificado pelo administrador ao criar a tipologia. Os níveis de acesso disponíveis são:

1. Público: pode ser visto por qualquer pessoa, inclusive quem não é usuário do sistema

2. Restrito à Empresa: apenas os usuários que são funcionários da empresa tem acesso

3. Restrito entre Unidades: conforme o documento é enviado de uma unidade para outra, as pessoas da unidade de destino passam a ter a permissão para visualizar o documento, também

4. Restrito entre Pessoas: Quando o documento é enviado para uma unidade, funciona como o restrito entre unidades, mas quando o envio é especificamente para uma pessoa, somente ela ganha o acesso. Este tipo é indicado para os documentos mais sensíveis e também é usado para documentos com informações pessoais.

5. Obrigatório (por nível de sigilo): esse nível indica que não haverá controle de acesso discricionário e o documento só poderá ser acessado por quem tem credencial de sigilo para tal.

Nos primeiros 4 níveis, sempre o subscritor do documento, os cossignatários e o destinatários poderão visualizar o documento assim que ele estiver assinado. Enquanto não está assinado, o documento só pode ser visto pelo cadastrante, que é a pessoa que está produzindo o documento, e pelo subscritor.

A ação se "Redefinir Nível de Acesso" serve justamente para trocar o nível de um documento, passando a ser usado um nível diferente daquele que foi especificado na tipologia. Por exemplo, se todos os memorandos de marcação de férias são públicos, mas por algum motivo queremos fazer com que determinado documento possa ser visto apenas pelas pessoas envolvidas, podemos redefinir o nível de acesso para "Restrito entre Pessoas".

Para trocar o nível, clique na ação "Redefinir Nível de Acesso".

Selecione a opção "Restrito entre Pessoas" e clique em "Prosseguir".

Observe que será registrado um evento e, à direita será apresentado o nível atual de acesso com a informação de todas as pessoas ou unidades que tem acesso neste momento.

Conforme o documento for tramitado, o acesso pode ser expandido. Por exemplo, se enviarmos para a SGO, ficaria assim:

Quando o acesso está sendo trocado, é importante que o sistema "esqueça" as unidades e pessoas por onde já tramitou e recomece novamente do zero. Só assim haverá um mecanismo para restringir o acesso de pessoas que já puderam visualizar o documento. No exemplo abaixo, embora o documento já tenha passado pela SGO, ela não terá mais acesso pois a redefinição ocorreu depois que ela já tinha devolvido o documento.