Tipologia

Tipologia, de acordo com a Gestão Documental, é a configuração que assume a espécie documental de acordo com a atividade que a gerou, a natureza do conteúdo, ou técnica de registro. Normalmente a tipologia é nomeada assim:

TIPOLOGIA = ESPÉCIE + FUNÇÃO

Alguns exemplos:

1. Memorando de marcação de férias

2. Ata de reunião

3. Contrato de trabalho

O cadastro de tipologias permite definir todos os tipos de documentos que serão produzidos ou capturados pelo sistema e configurar diversos parâmetros, incluindo o modelo que o documento deve seguir.

Os campos obrigatórios são apenas o nome da tipologia e a especie documental a ser utilizada que deve ser escolhida de uma lista. Além disso, nesta primeira parte do formulário pode ser informado um código para a tipologia que normalmente é composto de números separados por pontos, por exemplo: 01.001.01.

Quando é produzido um documento ele ganha um código conforme a regra de geração do sistema. Geralmente o código é formado pela concatenação dos seguintes fatores: sigla da empresa, hífen, o ano do documento, hífen, sigla da espécie, hífen e o número sequencial do documento dentro do ano. Por exemplo, o primeiro memorando da empresa A.C.M.E Empreendimentos em 2021 receberia o código ACME-2021-MEM-000001. Se o administrador desejar que a tipologia não utilize a sigla padrão da espécie documental, ele pode especificar uma sigla diferente utilizando o campo "Sigla" do formulário. Por exemplo, se quiser que o "Memorando de marcação de férias" tenha uma contagem própria ele poderia informar a sigla "MMF". Dessa forma, o primeiro memorando de marcação de férias ganharia o código ACME-2021-MMF-000001. É sempre recomendado que a sigla das tipologias, quando informada, seja composta de exatamente 3 letras e todas maiúsculas.

Coleção é um agrupador de tipologias que será explicado mais a frente. Em um primeiro momento, deixe esse campo em branco.

Temporalidade é um conceito muito importante na gestão documental. Ele é usado para controlar o tempo de guarda dos documentos e o descarte. No caso de um sistema digital, as coisas não funcionam da mesma forma que em um arquivo físico, portanto o sistema utiliza uma outra concepção. A maior preocupação do sistema é com a organização do painel pois é comum que o usuário deixe os documentos se acumularem lá indefinidamente, como se fizessem uma pilha enorme de documentos em cima de suas escrivaninhas. O nome "Corrente" diz respeito ao tempo que o documento deve ser considerado ainda vivo e tramitando. Ajuste ele conforme faça sentido para a tipologia em questão, por exemplo, um memorando de marcação de férias não deve demorar mais do que uma semana ou duas entre o pedido e a aprovação. Quando o sistema detectar, por exemplo, que o documento já está parado há mais de um mês, é conveniente que seja feito o arquivamento automático, só para que o painel do usuário não fique sobrecarregado. O usuário poderia ter feito o arquivamento manual, mas observamos que muitas vezes isso não acontece, portanto, evite configurar o tempo corrente como "eternamente", e sempre marque a opção "Arquivar Automaticamente". É possível realizar uma configuração global para a empresa e, nesse caso, não seria necessário preencher os campos de temporalidade em cada tipologia, então, eles seriam preenchidos apenas se fosse necessário criar uma exceção.

O campo "Atividade" faz a correlação entre a tipologia e a estrutura em árvore definida pela competência, função e atividade. Isso será explicado mais a frente.

Subscritor é a pessoa que assina o documento. Ao informar o subscritor, o usuário estará informando ao sistema que o documento deve ser assinado (quando ele informar uma pessoa ou um papel) e também estará ajudando a completar o conteúdo do documento, pois tipicamente no final do documento vem uma linha de assinatura com o nome e a unidade do subscritor.

Primeiro indique se informar o subscritor é obrigatório, permitido ou proibído. Depois, se não for proibído, escolha um ou mais ítens no campo "Tipo de Subscritor", as opções são "Pessoa" (uma pessoa cadastrada no sistema que pode ou não ser um funcionário da empresa), "Papel" (um funcionário da empresa desempenhado sua função ou "Campo Livre" (apenas para indicar o nome que deve ser utilizado na linha de assinatura do documento).

Em algumas situação é melhor que em vez de "Subscritor" o usuário preencha um campo com um nome mais explicativo, por exemplo, se fossemos criar uma tipologia para receita médica, em vez de "Subscritor" gostaríamos de chamar esse campo de "Médico". É exatamente para isso que existe o campo "Nome do Subscritor" e seu preenchimento é opcional.

Se o documento puder ser assinado por mais de uma pessoa, escolha as opções "Permitido" ou "Obrigatório. Caso o contrário, deixe o campo "Cossignatário" com o valor "Proibido".

Analogamente, configure as opções para o destinatário do documento. Uma diferença é que existe a opção do tipo de destinatário ser uma "Unidade", o que é muito comum. No exemplo da receita médica, o nome do destinatário poderia ser "Paciente".

Agrupamos nessa divisão algumas opções que o administrador deve fazer em relação à tipologia.

"Nível de Acesso Padrão" é o nível que será usado para todos os documentos produzidos a menos que seja realizada a ação de "Redefinir Nível de Acesso". Veja na ação mais explicações sobre como isso funciona.

"Nível de Sigilo Padrão" serve para caracterizar o Controle de Acesso Obrigatório - MCO - uma estratégia de controle utilizada por unidades militares e órgãos governamentais.

"Estampar Código" controla a inclusão de um código de barras com o número do documento na lateral direita inferior da página. Sugerimos deixar sempre habilitado para facilitar a identificação de que o documento é proveniente do sistema. As opções são "Em todas as páginas", "Apenas na primeira página" e "Em nenhuma página".

"Estampar Carimbo" produz um carimbo com a numeração de páginas que é normalmente utilizado em processos administrativos. É interessante que existe todo um cuidado no sistema para impedir que as páginas de um documento sejam renumeradas. Por exemplo, se é desentranhado um documento, é inserida um certidão de desentranhamento ocupando aquelas páginas para que os próximos documentos não sejam renumerados. As opções são "Em todas as páginas", "A partir da segunda página" e "Em nenhuma página".

Nessa divisão foram agrupadas determinadas opções do tipo sim/não.

"Criar como Novo" indica se a tipologia deve aparecer na lista quando o usuário navega para a página de criação a partir do menu "Criar - Novo".

"Incluir como Filho" indica se a tipologia deve aparecer na lista quando o usuário chega na página de criação a partir da ação "Incluir Documento".

"Autuar em Processo" indica se a ação "Autuar" deve estar disponível na página de exibição de documentos dessa tipologia.

"Receber Autuação" indica se a tipologia deve aparecer na lista quando o usuário chega na página de criação a partir da ação "Autuar".

"Editar Modelo" é uma opção muito importante. Quando o documento é produzido no sistema a partir de um modelo, essa opção indica se o modelo deve ser apresentado ao usuário, dando a ele a flexibilidade de alterar estruturalmente o documento, ou se ele produzirá o documento apenas preenchendo o formulário. Durante o desenvolvimento de uma tipologia, que geralmente será feito no ambiente de homologação do sistema, é útil deixar essa opção ligada para poder ver como o modelos se comporta num caso real e poder rapidamente fazer ajustes. Depois, com o modelo testado e pronto, essa opção pode ser desativada quando queremos que o usuário apenas preencha o formulário.

"Custódia" é um recurso que serve para que o sistema controle o arquivamento de documentos físicos que foram digitalizados. Quando é ativado, o usuário terá acesso à ações para solicitar o documento físico relativo a um documento digital qualquer. O sistema controlará o envio, o recebimento e a devolução do original. De maneira geral, essa opção deve ser deixada desmarcada.

"Incluir no Histórico do Subscritor" serve para montar uma espécie de CRM para cada pessoa que interage com o sistema. Por exemplo, se utilizado em uma prefeitura, é interessante que todos os documento relativos a um cidadão possa ser localizados facilmente. Se for ativado, o Histórico aparece no menu principal e o usuário pode informar uma pessoa e obter uma lista de documentos vinculados a ela. A opção em questão indica se documentos dessa tipologia deve ser incluídos no histórico da pessoa que assinou o documento.

"Incluir no Histórico do Destinatário" é análoga à opção anterior, mas inclui o documento no histórico de uma pessoa se ela for a destinatária. Por exemplo, se a empresa for uma clínica médica, podemos utilizar essa opção na tipologia "Receita Médica" para incluir todas as receitas no histórico do paciente.

A descrição automática é um recurso para que o usuário não precise informar o assunto de um documento. Esse assunto será montado automaticamente pelo sistema a partir da concatenação de campos encontrados no formulário do modelo, além de informações como o nome do subscritor ou do destinatário.

Nesta opção é configurado o modelo propriamente dito e a forma que o documento terá.

"Tipo" serve para indicar se o documento será capturado, quando se escolhe "PDF" ou produzido no sistema, quando de escolhe "Modelo".

"Forma" indica qual a base que será utilizada para o modelo, por exemplo se o papel deve ser utilizado em paisagem ou retrato, se deve ser incluído uma linha de assinatura automaticamente, etc. As opções disponíveis são:

1. Estilo Memorando

2. Estilo Ofício

3. Processo

4. Cabeçalho Centralizado, Assinatura e Rodapé

5. Cabeçalho à Esquerda, Assinatura e Rodapé

6. Só Assinatura

7. Página em Branco

8. Página em Branco com Margem de 1cm

9. Página em Branco Paisagem

10. Página em Branco Paisagem com Margem de 1cm

Por fim, o campo "Modelo" conterá a definição do modelo propriamente dito. Veja como criar modelos seguindo o link: https://xrp.com.br/#!/ajuda.

As "Tarefas" são utilizadas para criar um workflow que o documento deve seguir. Veja como criar workflows no tópico "Workflow", a seguir.

Clique abaixo para assistir um vídeo que explica esta funcionalidade: